(1)建立符合用户要求的档案管理结构
用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构：

上述工作可以通过系统设置子系统中：自定义档案类型、选择档案类型、自定义数据库结构、查看库结构和分类表管理五个功能模块实现。

* 自定义档案类型
用户可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，例如：党群关系、行政管理、基本建设等，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型，例如：图书资料、声像档案等。提供用户自定义档案类型的主要功能如下：
添加：添加档案类型并定义其属性。包括：档案名称以及该当案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。
删除：删除已建立的档案类型
复制：可以复制已有档案类型的属性、库结构及数据，形成新的档案类型。
恢复：恢复已删除的档案类型。
属性：可以更改任一档案类型的现有属性，即：是否包含项目、案卷和分类表。

* 选择档案类型
选择档案类型就是指定以后要操作的档案类型。如果您的系统中有两种或两种以上的档案类型，在进行各种功能操作之前，必须指定档案类型，以确定后续的操作是针对哪一个档案类型进行的。

* 自定义数据库结构
根据用户选定的档案类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。提供用户的主要功能如下：
插入、添加和删除：用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足用户档案管理的需求。
建库：对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。
定义录入界面：用户可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。系统提供给用户的自定义功能十分的丰富：用户不仅可以自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能，使得用户可以充分发挥自己的天赋，设计出任意美观和实用方便的用户界面来。

* 查看库结构
用来察看建立好的项目库、案卷库和文件库的数据库结构

* 分类表管理
用户可根据本行业的档案分类规范建立相应的树型分类结构（分类表）。任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择分类字的连接符，还可以从参数表中挂接分类项，使用起来十分的灵活。

（2）对现有档案管理系统的其他设置

* 日志库维护
系统提供三个日志库：系统日志库（用于记录用户对系统所做的操作，例如：检索查询、数据录入、修改权限等。）、借阅日志库（用户对档案的借阅信息）和销毁日志库。一旦发生数据丢失或泄密等情况，通过对日志库的查询就可以确定责任者，同时，日志库也为档案管理人员对档案管理系统的监控并为档案的各项统计提供依据。
这里为日志库提供了清除、删除、查询、恢复和备份等功能。

* 代码表设置
代码表就是系统中公用的表，如密级、专业、部门等，这些表的内容在系统中多次使用，而内容的范围有限，特别是在进行数据录入时，需要多次重复性输入。为此把它们设置为代码表，使其内容变为可选项而不必手工录入。系统提供用户对代码表设置的主要功能有：新建、修改、录入、删除和属性设置。用户根据使用情况可建立越来越多的代码表供用户选用，可以为用户使用档案管理系统提供极大的方便。

* 服务器设置
用于设置档案管理服务器（档案数据均存在服务器上）的信息和用户的信息。